PROJE YÖNETİMİ - Yönetimle ile İlgili Genel Bilgiler

Giriş

Klasik anlamda ve geçmişteki kamusal işleyişte yönetim "sevk ve idare etme, başkaları üzerinde otorite kurma", ya da "yönetilenlere emir verip itaat bekleme" eylemleri olarak nitelendirilmekteydi. Günümüzde ise daha çok " Bir amacın gerçekleştirilmesi için tahsis edilen kaynakların ve imkanların en etkin ve ekonomik kullanımı ile ilgili faaliyetler bütünü" olarak tanımlanmakta ve demokratik toplumlarda yönetenlerle birlikte, yönetilenlerin de katılımı ile yapılan toplumsal faaliyet olmaktadır.

Genelde bir yönlendirme süreci olan yönetim konusunda, meslek disiplinlerine ve yönetimin konusuna göre çeşitli tanımlar yapılmaktadır. Bu tanımlardan bazıları aşağıdaki şekilde sıralanabilir.

* Yönetim, iki ya da daha çok kişinin bir amacı gerçekleştirmek için bir araya gelerek, belirledikleri amaca ulaşma ile ilgili yapılan işlemler ve eylemler bütünüdür.

* Yönetim, insanları etkileme, onları toplumun, kurumun ortak çıkarları ve yararları doğrultusunda yönlendirme ile ilgili faaliyetler bütünüdür.

* Yönetim, iki ya da daha çok insanı örgütleyerek onların güçlerini birleştirip toplum (kurum) çıkarlarına ve yararlarına kullanabilme sanatıdır. v.b.

Bu tanımların; "Bir kuruluşun amaçlarını gerçekleştirebilmesi için, planlama, örgütleme (organizasyon), yönetme (sevk-idare), uyumlaştırma (koordinasyon), denetleme gibi işlevlerin, sistemli bir şekilde uygulanması ile ilgili bir süreçtir (Tatar, Y.1997)." şeklindeki bir tanımda genelleştirilmesi mümkündür.

( Bu tanımlarda her ne kadar yönetimin olabilmesi için iki ya da daha çok insanın gerekliliği söz konusu olsa da, tek insan için de yönetimin olabildiği ve buna da insanın kendi kendini yönetmesi denildiği; kendi kendini yönetimde de, "örgütleme" olmasa da, planlama, denetim gibi diğer yönetim işlevlerinin söz konusu olduğu bilinmektedir).

Genel olarak bir yönetim faaliyetlerin olabilmesi için;

* Organize bir insan topluluğunun olması,

* Kurumsal, bir amacın söz konusu olması,

* Amaca ulaşmak için yapılması gereken işlerin (eylemlerin) ve bu eylemlere tahsis edilmiş kaynakların bulunması gerekli olmaktadır.

Günümüzde, her alanda, örgütlü toplum olmanın yaygınlaşması; bireylerin tek başlarına (örneğin; ev sahibi olamam gibi) gerçekleştiremedikleri arzu ve isteklerini örgütlenerek gerçekleştirmeye çalışmaları; her alanda, iyi olamayan yönetimlerin zararlarını görmeleri gibi oluşumlar insanların "Yönetim"e olan ilgisini artımaktadır.

Tüm yönetimlerin temel amacının, yönetime konu örgütlerin ve organizasyonların belirlenen amaçlarını gerçekleştirmek için, bu amaca tahsis edilen kaynakların ve imkanların verimli ve etkin bir şekilde kullanarak gerçekleştirilmesinin sağlanması olduğundan yöneticilerin bu konudaki bilim ve teknolojilerden, deneyimlerden yararlanmaları; yönetim vasıtalarını uygulama becerisine sahip olmalarının sağlanması önem taşımaktadır. Bu da eğitim, öğretimi gerektirmektedir.

Yönetimin Mühendislikteki Yeri ve Önemi

Mühendislerin, mesleki uygulamalarında ya da meslek yaşamlarında, ihtiyaç duydukları bilgi ve beceriler genelde:

- Mesleki ve teknik konular ile ilgili bilgi ve beceriler,

- Mevzuat, (tüze) ile ilgili bilgi ve beceriler,

- Yönetim ile ilgili bilgi ve beceriler olmak üzere üç grup ta toplanabilir.

Bilindiği üzere, mühendislik öğreniminde, teknik ve teknolojik konularla ilgili uzmanlığa ağırlık verilir. Buna temel oluşturmak üzere, genelde dört yıllık mühendislik öğreniminin ilk yıllarında matematik ve doğa bilimleri (fizik, kimya) ile ilgili dersler; daha sonra ki yıllarda da mesleki konular ile ilgili teorik ve uygulamalı dersler okutulur. Ancak, mühendislerin aynı zamanda bir yöentici olduğu düşünülemez ve mühendislik eğitiminde yukarıda belirtilenler dışındaki konularla ilgili derslere yeterince yer ve önem verilmez. Ünlü düşünür Dale Carnegie'nin,

"En karmaşık mühendislik problemlerinin ve konularının çözümünde bile, teknik bilgilerin payı %15-20'yi geçmezken insan yönetimi ve pisiko-sosyal davranışlar konusundaki bilgi ve becerilerinin payı %80-90'nı bulur."

sözünün yansıttığı gerçek göz önünde bulundurulmaz.

Günümüzde, Mühendislerin kendi uzmanlık alanalarında, aynı zamanda bir yönetici oldukları ve şef, teknik müdür gibi teknik içerikli yönetim görevleri üstlendikleri çok yaygındır. Mühendislerin bu rutin yönetim görevleri yanında, kurumların, işletmelerin hatta ülkenin genel ve üst düzey yönetimlerinde de (yönetim kurulu başkanlığı, üyeliği, genel müdürlük, belediye başkanlıkları, bakanlık, başbakanlık gibi) teknik olmayan konularda da yönetim görevleri aldıkları ve bu görevlerinde de çok başarılı oldukları; bu görevlere çok iyi ve kolay uyum sağladıkları da bilinmektedir. Bu nedenle yönetim, mühendislik mesleğinin ayrılmaz bir parçası olmaktadır ve mühendislerin yönetim konusunda bilgi ve beceri sahibi olmalarını zorunlu kılmaktadır. (Bu arada yüzlerce, binlerce yıl önce Mısır Piramitleri, Çin Seddi, Ayasofya Müzesi, Süleymaniye Camii gibi günümüze kadar ulaşan büyük tarihi ayapıları gerçekleştirenlerin, bugünkü modern teknik vasıtalardan yoksun olmalarına ve yararlanamamalarına karşın insanları yönetme, organize etme, planlama gibi yönetimsel konuları bildikleri ve uyguladıkları da unutulmamalıdır.)

Mühendisler için teknik dışı konuların öneminin anlaşılmasıyla, son yıllarda mühendislik bölümü öğrencilerine, temel bilimler ve mesleki dersler yanında yönetim, meslek mevzuatı, proje ve proje yönetimi, ekonomi gibi konularda derslerin de verildiği ve yönetimde yükselmek ve kariyer yapmak isteyen mühendislerin, mühendislik lisansı üzerine İşletme ve Yönetim konularında yüksek lisans eğitimi aldıkları görülmektedir. Bu arada özellikle Harita Mühendisliği hizmetlerinin kamusal ağırlıklı oluşu ve toplumla olan çok yakın ilgi ve ilişkileri dolayısyla yönetim konusunda daha yakın, yatkın ve başarılı oldukları da bilinmektedir.

Yönetimin, kamu yönetimi, işletme yönetimi gibi yönetme konularına göre ayrıcalıkları, özellikleri olsa da tüm yönetim türlerinin ortak yönlerinin ve temel esaslarının olduğu bilinmektedir.

Yönetim Kademeleri

Günümüzde yönetimler; kamu yönetimi ve İşletme (ticari-örgüt) yönetimi olmak üzere genelde iki grupta toplanabilir ve bunlardan ticari amaçlı bir örgütteki (işletmelerdeki) yönetimler üç kademede değerlendirilebilir. Bu kademeler;

- Üst Kademe Yönetimi: İşletmenin üst düzey planlama ve diğer üst düzey yönetim fonksiyonlarını gerçekleştiren (yönetim kurulu başkanı, üyeleri, genel müdür ve yardımcıları, genel koordinatör) yöneticiler bu gruba giren yönetim kademeleri olmaktadır.

- Orta Kademe Yönetimi: Üst kademe yönetimi tarafından belirlenen stratejiler doğrultusunda yönetim görevi yapan (Bölüm ve fabrika müdürü, daire başkanı, şube yöneticisi, idare amiri gibi) yöneticilerin yer aldığı yönetim kademesidir.

- Alt Kademe Yönetimi: Yine üst ve orta yönetim kademelerinin belirlemeleri doğrultusunda yönetim görevi yapan şef, amir, nezaretçi, ustabaşı v.b yöneticilerin oluşturduğu yönetim kademesidir.

Her işletme ya da işletme olmayan örgütler için yönetim kademelerinin buna benzer şekilde sınıflandırılması mümkündür. İngiltere ve Amerika Birleşik Devletleri gibi batı ülkelerinde ise özellikle kamusal işleyişte, yönetimin;

- Üst Yönetim (Administration): Kamu kurumlarında kurumun amacını, örgütlenmesini, stratejik planlamasını, hedeflerini ve politikalarını belirleyen üst düzey kamu yönetimi seviyesini,

- Yönetim (management): teriminin ise tüm kurumlarda üst düzey yönetimin öngörüleri doğrultusunda; bir kurumun alt düzey yönetimi (sevk ve idaresi) ile ilgili yönetim düzeyini tanımladığı görülür.

Tüm kamu kurumlarında ve işletmelerde yönetimin bir bütün olduğu ve tüm yönetim kademelerinde yukarıdan aşağıya bir bütünlük ve koordinasyon içinde uygulanması genel bir kural niteliği taşımaktadır.

Yönetimde Yöneticilik ve Liderlik

Bir kurumun, örgütün, eşgüdüm içinde faaliyetlerini (yönetim fonksiyonlarını) sürdürebilmesi, yönetimsel uygulamaları gerektirir. Bu uygulamayı yapan, bu konuda yetki ve sorumluluk taşıyan kişiler "yönetici" olarak adlandırılır. Bir başka ifade ile yönetici "Bir örgüt'de, amaca tahsis edilen kaynakları etkin ve verimli olarak kullanmak üzere görevlendirilmiş kişi" olmaktadır. Bilindiği üzere, bir kurumda "işleri iyi ve doğru yapmak" verimlilik; "doğru ve isabetli iş yapmak ise" etkinlik olarak tanımlanır. Buna göre verilen bir görevi, bir işi gereğine uygun yapmak ile yapılan bu işin doğru ve isabetli olup olmadığı arasındaki farkın bilinmesi önemli olmaktadır. Bu nedenle kurumlarda, kurum için doğru işler yapan yöneticilerle, yönettikleri işleri iyi ve doğru yapan yöneticiler arasında fark olmaktadır. Bunlardan doğru zamanda, doğru işler yapanlar lider ya da lider yönetici; ilgi alanına giren işleri iyi yapanlar ya da yaptıranlar ise sadece iyi yönetici olarak tanımlanabilir.

Lider yöneticilerle sıradan yöneticiler arasındaki bazı önemli farklar aşağıdaki başlıklar altında toplanabilir (Genç, N. 2004);

- Yöneticinin yaptığı iş ve işlemler kopya, liderinki ise özgür nitelikte olmaktadır.

- Yönetici tutucu, lider ise yenilikçidir.

- Yönetici sistemler ve yapılanlar üzerinde yoğunlaşırken, liderler daha çok insanlar üzerinde yoğunlaşır.

- Yöneticinin görüş alanı, kendisine tanınan yetki alanı ile sınırlıdır; lider ise geniş perspektiften bakar.

- Yönetici verilen işi doğru yapar; lider ise yapılacak işlerin doğru ve isabetli olmasına önem verir. (Örneğin, Türkiye'de tüm büyük kentlerde, Kent Bilgi Sistemleri kurulması çok gerekli ve önemli ise buna karar verme ve karar verilen bilgi sistemlerinin iyi kurulması liderlik ve rutin yöneticilik için uygun olabilir.)

- Yönetici işleri yasal yetki ve sorumluluklarına dayanarak yaptırmaya çalışırken, lider yönetici çalışanları motive ederek, isteklendirerek, yapılmasını sağlar.

- Yönetici gücünü bulunduğu yasal, idari statüden, lider ise statüden çok kişisel bilgi, beceri ve niteliklerden alır. v.b.

Kimlerin lider olabileceği ya da liderlik niteliklerinin neler olduğu konusunda yapılan araştırmalardan;

- Lider olan kişinin örgüt bireylerinin ortalamasından zeka, bilgi, sorumluluk alma, güvenirlik, çalışkanlık, sosyal faaliyetler ve sosyal statü bakımından daha nitelikli olması,

- Karşılaştıkları beklenmedik olaylar ve durumlar karşısındaki karar verme, uygun tutum sergileme becerisi gibi niteliklerinin

belirleyici olduğu görülmektedir.

Yöneticilik Becerileri

Yönetim işlevlerini gerçekleştiren kişilerde (yöneticilerde) olması gereken becerilerin üç grupta toplandığı görülmektedir. Bu beceriler;

Teknik Beceriler: Yöneticinin yöneticisi olduğu organizasyonun teknik işleyişi ile ilgili beceriler olup her yöneticinin mühendislik, muhasebe, pazarlama, araştırma geliştirme gibi yönettiği örgütün ilgi alanına giren uzmanlık alanıyla ilgili konulardaki beceriler teknik beceriler olmaktadır.

Beşeri İlişkiler Becerisi: Yöneticinin, yönetim kademesi yükseldikçe daha da önem arz eden bu beceri türü, çalışanları yönlendirme, motive etme, etkili iletişimde bulunma, koordinasyon ve yönetim işlevi ile ilgili bilgileri uygulama gibi becerileridir.

Kavramsal Beceriler: Yöneticinin, yönettiği organizasyonun çeşitli bölümlerinin rolünü ve genel amaçlara olan katkılarını değerlendirmeyi; birbirleriyle ilişkilerini uyumlu hale getirmeye yönelik örgütün tümden değerlendirilmesi ile ilgili üst düzey yöneticilik becerileridir.

İyi Bir Yöneticide Olması Gereken Nitelikler

Hangi kurumda ya da konuda olursa olsun iyi bir yöneticide olması gereken temel nitelikler aşağıdaki başlıklarda toplanabilir:

- İnsanları sevme, tanıma ve onlarla iyi ilişkiler kurabilme konularında yetenekli.

- Her konuda objektif ve adil,

- Mantıklı analiz, sentez ve sorgulama yapabilme gücüne sahip,

- Konular ve sorunlar üzerinde odaklaşabilme ve düşündüklerini iyi ifade edebilme.

- Konusunda bilgili ve bildiklerini uygulama becerisine sahip

- Girişken, dinamik ve azimli,

- Çevresinde kabul gören, düzenli, tertipli ve ikna edici,

- Sorumluluk, güçlü irade ve kendisine güven duygusuna sahip olma v.b.

Bir yönetici yukarıda sıralanan niteliklerinin tamamına ya da bir bölümüne sahip olması oranında iyi bir yönetici olabilecektir. Buna karşın, objektif olamama, çabuk etkilenme, kararsızlık gibi nitelikler ise yönetiilerde hiç olmaması gereken nitelikler olarak sayılır.

Yönetim Bilim ve Sanatı

Bilim "Bir konuda bilinmeyen şey" ya da genel olarak, "Bilinmeyen olayların ve oluşumların deneysel, matematiksel, fiziksel ve kimyasal gerçeklere dayanılarak anlaşılması ve açıklanması" olarak tanımlanabilir. Yönetim bilimi de, yönetim olgusunu sebep-sonuç ilişkilerine dayalı olarak inceleyen ve açıklayan bir bilim dalı olup bir amaç için bir aray gelen insanların bu amaca ulaşabilmek için yaptıkları işlemleri, eylemleri ve sonuçlarını araştırarak, deneyleyerek ve gözlemleyerek inceleyen bilim dalı "yönetim bilimi" olmaktadır. Sanat ise; bir konuda belirli bir sonuca ulaşmak için, o konu ile ilgili bilgileri uyarlayabilme becerisi olarak ya da daha açık olarak "Bizzat yaparak, görerek öğrenilen ve aynı zamanda kişisel yetenek ve yaratıcılık eklenerek yapılan beceriler" olarak tanımlanabilir.

Yönetim bilim ve sanatı ile ilgili olarak aşağıda belirtilen hususlar önem taşımaktadır:

- Yönetim biliminin, mevcut bilgi teknolojilerinden yararlanması ve yönetimde kullanılan tekniklerin çoğunun insan davranışlarını ölçme, tanıma gibi konuları içermesi, yönetimin de bir bilim olduğunun göstergelerindendir.

- Yönetim bilimi de müzik, mühendislik, cerrahlık gibi uygulama alanlarında olduğu gibi evrensel kabul görmüş bir takım ilkelere ve kuramlara dayanmaktadır. Bu ilke ve kuramların uygulanma becerisi ise yönetimin sanat yönünü oluşturmaktadır. Her alanda olduğu gibi yönetim biliminde de uyarlama deneyimi, kişisel beceri ve yaratıcılık olmadan, sadece yönetim bilgilerin bilinmesi başarılı bir yönetim için yeterli olmamaktadır.

- Diğer yandan yönetim biliminin, fizik, matematik, kimya bilimlerinde olduğu gibi kesin kurallara bağlı olmaması, bu ilke ve kuramların, her durumda bir formüle uygun olarak, aynen tekrarlanabilir olmaması yönetim bilimin, bilim olarak değerlendirilmesinde zayıflık unsuru olarak değerlendirilmektedir. (Yönetim biliminin bu özelliği gözönünde bulundurularak bu çalışmada "olabilir", "yapılabilir", "mümkündür" gibi kesinliği olamayan bir anlatım şeklinin uygun olacağı düşünülmüştür).

- Yönetim biliminin insan olup, benzer durumlarda ve zamanlarda insan davranışları arasında, farklılıkların olabildiği bilinmektedir. Bu durum, olayların ve davranışların incelenmesini ve buralardan ortak sonuçların ve ilkelerin çıkarılmasını gerekli kılmaktadır. Bunu yapabilmek için de insan tepki ve davranışlarının gözlenerek geniş bir bilgi tabanı oluşturulması gerekmektedir. Yönetim bilimi ve eğitimi bireye bu bilgi tabanını tanıtmakta ve karşılaştığı özel durumlarda bu veri tabanından yararlanmasını öğretmektedir. (Bir yönetilenin hatalı davranışlarını düzeltmesi ya da başarıya yönlendirilmesi gibi durumlarda nasıl hareket edilmesi gerektiği konularında olduğu gibi).

- Her meslek, o konuda yeterli bilgilere sahip olma ve bu bilgileri belirli bir başarı düzeyinde uygulama becerisine ulaşmakla elde edilmektedir. Bu kural yönetim mesleği için de geçerli olup yönetici olacaklara yönetim konusunda bilgi ve beceriler kazandırılması yönetim eğitim ve öğretiminin amacını oluşturmaktadır.

Yönetim Biliminin Konusu ve Alanı

Yönetim biliminin konusunu yönetim sürecinin unsurları olan planlama, örgütlenme, koordinasyon, yöneltme ve denetim ile ilgili konular oluşturur. Yönetim biliminde insanın sosyolojik, özellikle de psikolojik özelliklerinin ve örgütsel davranışlarının ve eylemlerin incelenmesi önem taşımaktadır.

Daha önce de belirtildiği gibi, yönetim kamu yönetimi ve işletme (ticari kuruluş) yönetimi olarak

iki ana gruba ayrılmakta ve yönetim bilimin konuları da bu ayrılığa göre, Kamu Yönetimi Bilimi ve İşletme Yönetimi Bilimi olarak iki alanda toplanmaktadır. Bu iki yönetim alanı ve bilim dalı da kendi içinde ilgi alanlarına göre alt dallara ayrılmakta ve (çoğu mühendislik uygulamalarında olduğu gibi) bazı yönetim konuları bu iki yönetim türünün birlikteliği şeklinde de olabilmektedir.

Genelde kamu yönetimi içinde, siyaset bilimi, felsefe, sosyoloji, kamu hukuku gibi konuların; işletme yönetiminde ise muhasebe, pazarlama, finansman, üretim, ticaret hukuku gibi konuların önem taşıdığı görülmektedir.

Yönetim biliminin sosyoloji (toplum bilimi), psikoloji (insan davranışlarını inceleyen), ekonomi (servetin, sermayenin üretilmesi, paylaşılması v.b); hukuk (toplum ve devlet yaşamında bireylerin ve örgütlerin birbirleri ve devlet ile olan ilişkilerini düzenleme), matematik (sayısal işlemler bilimi) ve istatistik (olasılık) bilimleri ile yakın ilgisi ve ilişkisi gerekli olmaktadır. Bu nedenle yönetim ile ilgili eğitim öğretimde yönetim alanının özelliğine göre, bu konuların ve bu konuları içeren derslerin yer aldığı görülür.

Yönetimin Tarihsel Gelişimi

Prof.Dr.Şenol KUŞÇU